Vedtægter
 |
 |
Vedtægter
§ 1: Navn og hjemsted
Foreningens navn er IT Forum Syddanmark.
Foreningens hjemsted er Region Syddanmark
§ 2: Formål
Mission
Det er IT Forum Syddanmarks mission aktivt at udvikle et værdiskabende regionalt vidensnetværk indenfor it, hvorved skabes de bedste muligheder for inspiration til forretningsmæssig og personlig udvikling.
Vision
Det er visionen, at IT Forum Syddanmark vil være det største vidensnetværk for IT interessereder virksomheder i regionen og vil bl.a. tilbyde regionens bedste netværksaktiviteter.
Visionen er også, at IT Forum Syddanmark er mere synlig og har indflydelse på den regionale erhvervsudvikling indenfor IT og kan skabe en positiv udvikling i medlemstal.
Derudover er det også visionen, at IT Forum Syddanmark bliver drevet af aktiv bestyrelse og medlemmer med støtte af en effektiv og fleksibel administration.
Værdier
Med henblik på at omsætte IT Forum Syddanmarks formål, mission og vision til konkrete resultater, skal foreningens daglige arbejde være kendetegnet ved følgende værdier:
- Faglighed, ansvarlighed, uafhængighed, dialog og troværdighed
IT Forum Syddanmark vil virke som videndeling og informationsbærende organisation, der bidrager til teknologisk innovation i regionen gennem formidling og udveksling af viden.
Strategi
Vores strategi er at underbygge den forretningsmæssige og personlige udvikling gennem:
• Netværksaktiviteter og erhvervsservice
• Projekter
• Kompetenceudvikling og beskæftigelse
• Understøtte vore medlemmers udvikling gennem rådgivning
Strategisk fokus områder
Kernen i IT-virksomhedernes samarbejde er medlemskabet af en interesseorganisation som IT Forum Syddanmark. IT Forum Syddanmark gennemfører netværksaktiviteter, IT-erhvervsservice og videndeling, der fremmer medlemmernes fælles forretningsudvikling og øvrige virksomheders it-anvendelse samt synliggør samarbejde og kompetencer.
Formål og indhold
Det helt overordnede formål med IT Forum Syddanmark er at skabe de bedst mulige rammer for udvikling og anvendelse af IT i region Syddanmark, for herigennem at skabe konkurrencedygtighed og forretningsudvikling.
§ 3: Medlemmer
IT Forum Syddanmark er etableret på basis af en sammenslutning af:
- IT Forum Vest,
- IT Forum Syd,
- IT Forum Trekantområdet.
- IT Forum Fyn kan tilknyttes som strategisk alliance.
IT Forum Syddanmark vil loyalt repræsentere alliance medlemmer regionalt.
Som medlem optages enhver, der har interesse i at vedligeholde og udbygge den informations- og kommunikationsteknologiske position i virkeområdet.
Ved udmelelse tilbagebetales der ikke kontingent. Medlemmer, der trods påkrav ikke betaler forfaldent kontingent, slettes uden videre.
§ 4: Lokalafdelinger
Bestyrelsen kan beslutte etablering af lokalafdelinger i Region Syddanmark samt forhold vedr. deres drift og finansiering.
Endvidere kan bestyrelsen indgå aftaler med kommuner om etablering og drift af kontor/ netværksagenter i samarbejde med fx et lokalt erhvervskontor. Dette skal dog ske med respekt for foreningens til enhver tid finansielle situation.
§ 5: Budget og kontingenter
Overgangsforhold vedr. medlem og kontingent fastlægges af den nyvalgte bestyrelse.
Bestyrelsen udarbejder hvert år forslag til budget til fremlæggelse for generalforsamlingen. Budgetforslaget indeholder forslag til kontingentsatser. Budgetforslaget skal indeholde forslag til indtægter og udgifter i øvrigt, bl.a. til drift af foreningens sekretariat.
Kontingent betales forud for et år ad gangen efter opkrævning. Kontingent skal være betalt for at opnå stemmeret på generalforsamlingen.
Ved optagelse i foreningen betales i 1. halvår fuldt kontingent. Ved optagelse i 2. halvår betales 1/2 kontingent.
§ 6: Hæftelse
For foreningen hæfter alene foreningens formue.
§ 7: Generalforsamling
Generalforsamlingen har den overordnede myndighed i alle anliggender inden for de i lovgivningen og nærværende vedtægt fastsatte grænser.
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af april.
Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det hensigtsmæssigt eller når mindst 1/3 af medlemmerne ønsker det. Begæringen skal indgives skriftligt til bestyrelsen og indeholde forslag til dagsorden. Bestyrelsen udsender indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling inden 14 dage efter modtagelsen af begæringen.
Generalforsamling indkaldes til afholdelse med mindst 3 ugers varsel. Forslag som ønskes behandlet på en generalforsamling skal være formanden i hænde senest 1 uge før generalforsamlingens afholdelse. Forslag til vedtægtsændringer og andre indkomne forslag ligger til gennemsyn på sekretariatet senest 3 dage før generalforsamlingen.
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde:
1. Valg af dirigent
2. Beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år
3. Fremlæggelse af årsregnskab og revisionsberetning samt beslutning om godkendelse af resultatopgørelse og balance
4. Indkomne forslag
5. Budget for det kommende år, herunder kontingentets størrelse
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer
7. Valg af 2 til 4 suppleanter
8. Valg af revisor og revisorsuppleant
9. Eventuelt
Alle anliggender, der behandles på generalforsamlingen afgøres ved simpelt stemmeflertal blandt de stemmer, der er repræsenteret på generalforsamlingen, eventuelt ved fuldmagt, jf. dog punkt 7.
§ 8: Vedtægtsændringer og opløsning
Til beslutning om ændringer i foreningens vedtægter og eksklusion kræves 2/3 flertal af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer. Til beslutning om opløsning af foreningen kræves 2/3 flertal af de fremmødte eller ved fuldmagt af stemmeberettigede medlemmer på 2 generalforsamlinger.
Ved foreningens ophør overgår foreningens aktiver efter bestyrelsens beslutning til formål, der kan gavne almennyttige formål inden for virkeområdet.
§ 9: Bestyrelsen
Generalforsamlingen vælger en bestyrelse til at søge foreningens formål opnået og til at varetage den overordnede ledelse af foreningen. Bestyrelsen kan anmode relevante samarbejdspartnere i foreningens virkeområde om at udpege en kommitteret til bestyrelsen.
Efter forslag fra bestyrelsen kan generalforsamlingen vedtage antal af bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen skal består af mellem 7 - 11 medlemmer. Bestyrelsen kan beslutte at suppleanter kan deltage i møderne uden stemmeret, men med taleret.
Bestyrelsens sammensætning skal være repræsentativt for det geografiske område, IT Forum Syddanmark dækker.
Alliancepartnere kan få 0 – 2 pladser, og bestyrelsen udvides med de ekstra pladser. Disse medlemmer udpeges af alliancepartnerne.
Bestyrelsesmedlemmer vælges for to år ad gangen, således at der i lige år afgår mellem 3 - 5 og i ulige år mellem 4 - 6 medlemmer. Afgående bestyrelses- medlemmer kan genopstille men kun i en 2 toårig perioder uden afbrydelser. Såfremt et bestyrelsesmedlem udpeges til en tillidspost, kan vedkommende genvælges ud over 2 x 2 års perioden, indtil vedkommende afgår fra tillidsposten. Suppleanterne vælges for et år ad gangen. De kan også genopstille.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, 2 næstformand, kasserer og sekretær. Lederen af sekretariat er sekretær.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, heriblandt formanden eller næstformanden.
Bestyrelsen er bemyndiget til at skifte navn og logo, når dette findes relevant.
Bestyrelsen er bemyndiget til at indgå alliancer og associeret aftaler med eksterne parter.
Aktivitetsudvalg
Der skal sikre at der etableres og vedligeholdes aktivitetsudvalg i Nord, Syd og Vest.
Udvalget består af medlemmer, der står for arrangementer, netværksdannelse mv.
Aktivitetsudvalgene vælges for 2 år ad gangen.
Aktivitetsudvalget vælger 1 medlem, der er repræsentant i bestyrelsen for IT Forum Syddanmark. Dette valg skal foretages umiddelbart efter generalforsamling, således at der ved 1. bestyrelsesmøde kan blive konstitueret en ny bestyrelse for foreningen.
Bestyrelsesmedlemmet refererer tilbage i udvalget fra bestyrelsesmøderne.
Sekretariatet deltager i hvert aktivitetsudvalg med 1 person.
Mødefrekvens minimum 4. gange pr. år.
§ 10: Konsulentbistand og sekretariat
Bestyrelsen kan - inden for foreningens økonomiske rammer - undertegne kontrakter og samarbejdsaftaler med enkeltpersoner, institutioner og virksomheder om planlægning af foreningens tilbud til medlemmerne. Bestyrelsen sikrer driften af et sekretariat.
Det økonomiske grundlag for foreningen opnås ved: kontingentbetaling, indtægter fra arrangementer, firmasponsorater, tilskud og projektudvikling.
§ 11: Daglig ledelse
Den daglige ledelse varetages af sekretariatet efter retningslinier, der udarbejdes af bestyrelsen.
Sekretæren har ansvaret for, at der føres forhandlingsprotokol over generalforsamling og bestyrelsesmøder.
§ 12: Prokura
Foreningen tegnes af formanden og ét bestyrelsesmedlem. Bestyrelsen kan meddele prokura.
§ 13: Revisor
Revisor reviderer årsregnskabet og skal føre revisionsprotokol. Generalforsamlingen vælger ud af sin midte en revisor og en revisorsuppleant for et år ad gangen. Afgående fra posterne kan genopstille.
§ 14: Regnskab
Foreningens regnskabsår er kalenderåret. I stiftelsesåret er regnskabsåret dog det løbende år fra stiftelsestidspunktet.
Årsregnskabet skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og underskrives af bestyrelsen.
Bestyrelsen lader udarbejde budget for det kommende regnskabsår. Budgetterne behandles og godkendes i bestyrelsen forinden forelæggelse på generalforsamlingen. Bestyrelsen kan lade foreningen momsregistrere, hvis den finder det hensigtsmæssigt. Et eventuelt driftsoverskud anvendes til fremme af foreningen.
Vedtaget på generalforsamlingen d. 8. marts 2011.